Jak ułożyć grafik dla 3, 4 i 5 osób: przykładowe układy dla małego lokalu.

Ile osób potrzebuje mały lokal do obsady grafiku?

Mały lokal potrzebuje co najmniej tylu osób, ile wynosi liczba zmian w tygodniu podzielona przez 5 i zaokrąglona w górę. Piątka bierze się z pięciodniowego tygodnia pracy (art. 129 § 1 Kodeksu pracy): jedna osoba robi jedną zmianę dziennie i ma 2 dni wolne, a to zostawia miejsce na 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

Przykład dla lokalu otwartego 7 dni w tygodniu od 12:00 do 22:00, z dniem podzielonym na dwie zmiany po 5 godzin (12–17 i 17–22):

Godziny obsady to suma godzin wszystkich zmian, a nie godziny otwarcia: lokal otwarty 70 godzin w tygodniu z dwiema osobami naraz wymaga 140 godzin pracy. Jeśli ktoś przychodzi przed otwarciem rozpalić piec albo przygotować składniki, doliczasz ten czas do zmiany.

Liczby z tabeli to minimum bez nikogo w odwodzie. Pracownikowi na etacie przysługuje 20 albo 26 dni urlopu w roku (art. 154 § 1), więc przy załodze na umowach o pracę ktoś przez kilka tygodni w roku i tak będzie nieobecny. Cały proces — od planu obsady po publikację — opisujemy w poradniku grafik pracy w gastronomii; tutaj liczymy obsadę dla małej załogi.

Jedna długa zmiana czy dwie krótsze — co wybrać w małym lokalu?

Przy umowach o pracę wybierz dwie zmiany, bo jedna zmiana 12–22 trwa 10 godzin i przekracza dobową normę 8 godzin. Trzy typowe układy dnia w lokalu otwartym od 12:00 do 22:00:

Na etacie zmiana 10-godzinna to 2 godziny ponad normę 8 godzin na dobę (art. 129 § 1), czyli nadgodziny. Pięć takich zmian daje 50 godzin w tygodniu — więcej niż dopuszczalne przeciętnie 48 godzin (art. 131 § 1) — a roczny limit 150 nadgodzin (art. 151 § 3) skończyłby się po 15 tygodniach. Dłuższe zmiany bez nadgodzin umożliwia system równoważny, opisany w poradniku grafik pracy po 12 godzin.

Układ z zakładką obsadzą 3 osoby: 5, 5 i 4 zmiany po 8 godzin, czyli 40, 40 i 32 godziny w tygodniu (razem 112 h). Przy rotacji to średnio ok. 37 godzin na osobę, więc zostaje niewiele miejsca na zastępstwa. Pilnuj kolejności: po zmianie 14–22 ta sama osoba nie powinna następnego dnia zaczynać o 12:00, bo w jednej dobie przepracuje 10 godzin — to zasada doby pracowniczej.

Jak ułożyć grafik dla 3 osób?

Trzy osoby obsadzą lokal otwarty 7 dni od 12:00 do 22:00, jeśli na każdej zmianie pracuje jedna osoba: to 14 zmian po 5 godzin. Przykładowy układ tygodnia (A, B i C to trzy osoby z załogi):

Osoba B pracuje głównie od rana, C głównie wieczorami, a A uzupełnia oba końce dnia. Po zmianie wieczornej nikt nie zaczyna następnego dnia o 12:00, więc nie powstają nadgodziny z doby pracowniczej, a między zmianami jednej osoby jest zawsze co najmniej 19 godzin przerwy.

Żeby godziny i weekendy rozkładały się po równo, w kolejnym tygodniu każdy przesuwa się o jeden wiersz w górę: B bierze wiersz A, C wiersz B, a A wiersz C. Po 3 tygodniach każda z trzech osób ma:

• 70 godzin (20 + 25 + 25),
• 6 zmian w piątek, sobotę lub niedzielę,
• 1 wolną niedzielę — w każdą niedzielę wolne ma osoba z wiersza A.

Zanim wpiszesz litery w tabelę, zbierz dyspozycyjność pracowników. Jeśli ktoś jest dostępny tylko wieczorami, rotuj u niego dni tygodnia, a nie pory dnia. Przy trzech osobach grafik nie ma zapasu: wystarczy jedna nieobecność, żeby zabrakło ludzi na zmianę.

Jak ułożyć grafik dla 4 osób?

Cztery osoby wystarczą, gdy na zmianie pracuje jedna osoba, a w piątek, sobotę i niedzielę wieczorem dwie — razem 17 zmian. Przykładowy układ tygodnia dla lokalu otwartego od 12:00 do 22:00:

Trzy osoby mają po 20 godzin, jedna 25 — razem 85 godzin. Rotacja: co tydzień każdy przesuwa się o wiersz w górę, a osoba z wiersza A przechodzi do wiersza D. Po 4 tygodniach każda osoba ma 85 godzin i 9 zmian w piątek, sobotę lub niedzielę.

Uwaga na niedziele. W każdą niedzielę pracują 3 z 4 osób, więc wolną niedzielę każdy ma raz na 4 tygodnie. Dla osób na umowie o pracę to dokładnie minimum z art. 151¹² Kodeksu pracy — jedna zamiana, w której ktoś przejmie cudzą niedzielę, może je złamać. Za pracę w niedzielę pracownikowi na etacie należy się też inny dzień wolny w ciągu 6 dni przed nią albo po niej (art. 151¹¹ § 1 pkt 1); w tym układzie każdy ma w tygodniu co najmniej 2 dni wolne.

Ta sama czwórka nie obsadzi dwóch osób naraz przez cały tydzień. To 28 zmian, czyli co najmniej 6 osób.

Jak ułożyć grafik dla 5 osób?

Pięć osób obsadzi lokal, w którym codziennie rano pracuje jedna osoba, a wieczorem dwie: to 21 zmian po 5 godzin, czyli 105 godzin. Przykładowy układ tygodnia:

Cztery osoby mają po 20 godzin, jedna 25. W każdą niedzielę wolne mają 2 osoby, więc przy rotacji co tydzień każdy dostaje 2 wolne niedziele na 5 tygodni — więcej niż wymagane minimum. Po 5 tygodniach każda osoba ma 105 godzin i 9 zmian weekendowych.

Przy pięciu osobach grafik pierwszy raz ma realny zapas. Gdy jedna osoba wypada na tydzień, 21 zmian dzieli się na 4 osoby (6, 5, 5 i 5 zmian), więc nikt nie pracuje 7 dni z rzędu. Taka załoga obsłuży małą pizzerię z wieczornym ruchem, w której rano wystarcza jedna osoba. Jeśli w weekend dołożysz drugą osobę także na 12–17, zmian będzie 24, czyli średnio 4,8 na osobę (24 ÷ 5) — i zapas znika.

Jak policzyć godziny na osobę i sprawiedliwie podzielić weekendy?

Godziny na osobę to suma długości jej zmian w tygodniu lub miesiącu; weekendy liczysz osobno, jako liczbę zmian w piątek, sobotę i niedzielę. Sprawiedliwość grafiku sprawdzasz w całym cyklu rotacji, a nie w jednym tygodniu.

• Godziny: liczba zmian × długość zmiany. 5 zmian po 5 godzin to 25 h; 20 h w tygodniu to połowa przeciętnej normy 40 h, czyli tyle, ile pracuje osoba na ½ etatu.
• Etat: suma godzin w miesiącu ma się zgadzać z wymiarem czasu pracy — w listopadzie 2026 to 160 h przy pełnym etacie i 80 h przy ½ etatu. Tabelę wymiaru i automatyczne sumy ma darmowy wzór grafiku w Excelu.
• Weekendy: w jednym tygodniu ktoś zawsze ma ich więcej (w układzie dla 4 osób: 2, 2, 2 i 3), ale po 4 tygodniach rotacji każdy ma po 9.
• Wieczory: zmiany zamykające (17–22) licz osobno — kończą się najpóźniej i zabierają wolny wieczór.
• Niedziele: licz wolne niedziele na osobę w każdych 4 tygodniach; osoba na etacie musi mieć co najmniej jedną.

Cykl rotacji ma tyle tygodni, ile osób w załodze: 3 tygodnie dla 3 osób, 4 dla 4, 5 dla 5. Jeśli ktoś sam prosi o więcej godzin albo tylko o weekendy, daj mu stały wiersz i rotuj pozostałe osoby między sobą — wtedy sprawiedliwość liczysz wśród nich.

Co zrobić, gdy w małej załodze ktoś choruje?

Mała załoga nie ma zapasu, więc plan na nieobecność ustal przed pierwszym zwolnieniem lekarskim, a nie w dniu, w którym ktoś nie przyjdzie. Tak wygląda tydzień, w którym jedna osoba wypada z przykładowych układów dla 3, 4 i 5 osób (lokal 12–22, zmiany po 5 godzin):

Cztery sposoby na brak zapasu w małym lokalu:

1. Osoba rezerwowa — ktoś, kto zna lokal (np. były pracownik albo student) i bierze pojedyncze zmiany na umowie zlecenia.
2. Właściciel lub menedżer na zmianie — wpisz go do grafiku jak pozostałych, żeby jego godziny też były widać.
3. Krótsze godziny otwarcia na czas nieobecności — lepiej zamknąć wcześniej niż odebrać komuś 11 godzin odpoczynku (art. 132 § 1).
4. Zamiany w załodze — jak je prowadzić, opisujemy w poradniku zamiana zmian i zastępstwa.

Przy każdej zamianie sprawdź dwie rzeczy: 11 godzin przerwy i dobę pracowniczą. Po zmianie 17–22 nie dawaj tej samej osobie zmiany od 12:00 następnego dnia.

Etat czy zlecenie w małej załodze?

Zasady czasu pracy z Kodeksu pracy (11 h, 35 h, doba pracownicza, niedziele) dotyczą pracowników na umowie o pracę (art. 2), a nie zleceniobiorców. Małe lokale często łączą obie formy: stały trzon na etacie i osoby na zleceniu na wieczory i weekendy.

Nazwa umowy nie przesądza sprawy. Jeśli ktoś pracuje pod kierownictwem szefa, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹).

Najprościej układać grafik dla całej załogi tak, jakby wszystkich obowiązywało 11 godzin odpoczynku. Wtedy zamiana między osobą na etacie a osobą na zleceniu nie rozsypie grafiku. Więcej o planowaniu zmian zleceniobiorców: grafik na umowie zlecenie.

Różnica w praktyce: osobie na etacie grafik musi obejmować co najmniej miesiąc i trafić do niej co najmniej tydzień przed jego początkiem (art. 129 § 3). Osobę na zleceniu możesz wpisywać na pojedyncze zmiany, np. tylko na piątkowe wieczory — to dobra rola dla osoby rezerwowej z małej załogi.

Co sprawdzić w grafiku małej załogi przed wysłaniem?

Przed wysłaniem grafiku dla 3, 4 lub 5 osób sprawdź sześć rzeczy — każda dotyczy załogi bez zapasu. Lista działa tak samo przy grafiku na kartce, w Excelu i w aplikacji.

1. Każda zmiana z planu obsady ma przypisaną osobę.
2. Nikt nie ma więcej niż 6 zmian w tygodniu i każdy ma co najmniej jeden pełny dzień wolny.
3. Po zmianie wieczornej ta sama osoba nie zaczyna następnego dnia wcześniej niż poprzednio.
4. Suma godzin osób na etacie zgadza się z wymiarem czasu pracy w miesiącu.
5. Weekendy są równe w całym cyklu rotacji, a osoba na etacie ma wolną niedzielę co najmniej raz na 4 tygodnie.
6. Wiesz, kto weźmie zmianę, gdy ktoś zachoruje.

Punkt 3 sprawdzisz najszybciej, czytając wiersz każdej osoby od lewej: w układzie z dwiema zmianami (12–17 i 17–22) po „17–22” następnego dnia może stać tylko „17–22” albo „—”. Punktu 6 nie widać w tabeli, więc zapisz pod grafikiem, kto jest osobą rezerwową, i ustal z nią zasady wcześniej, a nie w dniu nieobecności.

Jak Graphik układa grafik dla małej załogi?

Graphik liczy godziny i weekendy na osobę, a automatyczne układanie proponuje grafik z planu obsady, dyspozycyjności i odpoczynku 11 h / 35 h. Wynik to propozycja, którą poprawiasz i zatwierdzasz.

W planie zmian ustawiasz, ile osób i na które godziny potrzebujesz w każdy dzień tygodnia — np. jedną osobę na 12–17 i dwie na 17–22 w weekend. Auto-grafik nie proponuje osobie na etacie czwartej niedzieli z rzędu ani więcej niż 6 dni pracy z rzędu. Kilka wersji grafiku porównasz obok siebie: braki obsady, godziny i weekendy na osobę, koszt. Gdy ktoś zgłasza L4 albo „nie mogę przyjść”, w planie Graphik + Załoga prośba trafia na giełdę zastępstw do wolnych osób, a Ty tylko zatwierdzasz.

Cena nie zależy od liczby osób: program do układania grafiku kosztuje 49 zł netto miesięcznie za lokal, a Graphik + Załoga 99 zł netto, do 30 osób. Graphik nie obsługuje systemu równoważnego ani okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc.

Graphik zaprojektował Tomasz Gierczak, menedżer z 9-letnim doświadczeniem w gastronomii; ostateczna wersja powstała podczas codziennej pracy w pizzerii Trattoria da Emilio.

Czytaj dalej