graphik

Regulamin usługi Graphik

Obowiązuje od: [data publikacji]

§ 1. Kto świadczy usługę

  1. Usługę Graphik świadczy M5 Marketing spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Droszkowie, ul. Poziomkowa 28, 66-003 Droszków, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000650751, NIP 9731034403 (dalej: „Usługodawca”).
  2. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt@graphik.pl.
  3. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Pojęcia

  1. Serwis — aplikacja internetowa Graphik dostępna pod adresem app.graphik.pl oraz strona graphik.pl.
  2. Klient — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna albo jednostka organizacyjna), który zakłada Konto dla swojego lokalu i korzysta z Serwisu w związku ze swoją działalnością.
  3. Konto — konto Klienta w Serwisie przypisane do jednego lokalu.
  4. Użytkownik — osoba, której Klient udostępnił dostęp do Konta, w szczególności pracownik lub współpracownik Klienta.
  5. Plan — wariant usługi opisany w cenniku na stronie graphik.pl.
  6. Okres próbny — okres bezpłatnego korzystania z Serwisu opisany w § 5.

§ 3. Co robi Serwis

  1. Serwis służy do układania grafiku pracy w lokalu, zbierania dyspozycyjności, informowania Użytkowników o zmianach oraz ewidencji godzin i rozliczeń w zakresie opisanym na stronie graphik.pl dla danego Planu.
  2. Funkcja odczytu wiadomości i zdjęć (np. dyspozycyjności z WhatsAppa) oraz funkcja automatycznego układania grafiku przygotowują propozycję. Klient sprawdza propozycję przed jej zapisaniem lub opublikowaniem i odpowiada za ostateczny kształt grafiku.
  3. Ostrzeżenia dotyczące przepisów o czasie pracy mają charakter pomocniczy. Serwis nie zastępuje porady prawnej ani kadrowej, a odpowiedzialność za zgodność grafiku z przepisami prawa pracy ponosi Klient jako pracodawca lub zleceniodawca.

§ 4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Serwisu potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką internetową (np. Chrome, Safari, Firefox, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie.
  2. Powiadomienia na telefon wymagają zgody Użytkownika w przeglądarce, a na iPhonie — dodania Serwisu do ekranu początkowego.

§ 5. Konto i okres próbny

  1. Konto zakłada Klient albo Usługodawca na prośbę Klienta. Klient podaje prawdziwe dane firmy.
  2. Użytkownicy logują się numerem telefonu i kodem PIN. Klient i Użytkownicy nie udostępniają swoich danych logowania osobom trzecim.
  3. Nowe Konto przez 30 dni korzysta z Serwisu bezpłatnie. Okres próbny nie wymaga podania danych karty i nie przechodzi automatycznie w płatny Plan.
  4. Jeśli po Okresie próbnym Klient nie wybierze Planu, Konto zostaje wstrzymane. Dane są przechowywane przez 30 dni, a następnie usuwane, chyba że Klient wcześniej wybierze Plan.

§ 6. Ceny i płatności

  1. Ceny Planów podane są na stronie graphik.pl w złotych netto; do ceny doliczany jest podatek VAT.
  2. Opłata jest pobierana z góry za okres rozliczeniowy (miesiąc albo rok). Usługodawca wystawia fakturę elektroniczną, na co Klient wyraża zgodę.
  3. Usługodawca może zmienić cennik, informując Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego — przy płatności rocznej dopiero od następnego roku. Klient, który się nie zgadza, może wypowiedzieć umowę przed wejściem nowej ceny w życie. Ceny zagwarantowane w ofercie startowej nie podlegają podwyżce, dopóki Konto jest nieprzerwanie opłacane.
  4. Przy braku płatności Usługodawca ogranicza dostęp stopniowo, każdorazowo informując Klienta e-mailem: od 14. dnia po terminie na fakturze Konto działa tylko w trybie odczytu (grafik widać, zmian nie można wprowadzać); od 30. dnia Konto jest zawieszone; od 60. dnia umowa wygasa, a dane są usuwane zgodnie z § 7 ust. 4. Zapłata przed usunięciem danych przywraca pełny dostęp.

§ 7. Czas trwania i rezygnacja

  1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z okresem rozliczeniowym wybranym przez Klienta.
  2. Klient może zrezygnować w każdej chwili, bez podawania przyczyny, e-mailem na kontakt@graphik.pl albo w ustawieniach Konta. Usługa działa do końca opłaconego okresu; opłata za rozpoczęty okres nie jest zwracana.
  3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego terminu, a bez terminu — gdy Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności wykorzystuje Serwis niezgodnie z prawem.
  4. Po zakończeniu umowy Klient może przez 30 dni pobrać swoje dane. Po tym czasie dane są usuwane z Serwisu, a z kopii zapasowych — w ciągu kolejnych 21 dni, gdy kopie się nadpisują. Nie dotyczy to danych, które Usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów (np. faktur).
  5. Zmiana dostawcy i eksport danych. W każdej chwili, także w trakcie umowy, Klient może bezpłatnie pobrać komplet swoich danych: zespół (imiona, telefony, role, stawki), grafiki i wersje grafików, dyspozycyjność, godziny pracy i odbicia oraz zestawienia wypłat — w formatach CSV i Excel. Usługodawca nie pobiera opłat za rezygnację ani za przeniesienie danych do innego dostawcy i na prośbę Klienta pomaga w przeniesieniu.

§ 8. Dostępność i odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada starań, żeby Serwis działał bez przerw, i codziennie wykonuje kopię zapasową danych. Przerwy techniczne Usługodawca planuje poza godzinami pracy lokali gastronomicznych (w miarę możliwości między 1:00 a 8:00) i zapowiada z co najmniej 48-godzinnym wyprzedzeniem, jeśli mają trwać dłużej niż 30 minut.
  2. Jeśli Serwis jest niedostępny z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy nieprzerwanie dłużej niż 24 godziny, Klientowi przysługuje obniżenie opłaty proporcjonalnie do czasu niedostępności, zaliczane na kolejny okres rozliczeniowy. Przy niedostępności dłuższej niż 7 dni Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać zwrot niewykorzystanej części opłaty.
  3. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z: przerw w dostępie do internetu po stronie Klienta, działań osób trzecich, siły wyższej, nieprawidłowych danych wprowadzonych przez Klienta lub Użytkowników oraz zapisania lub opublikowania przez Klienta grafiku bez sprawdzenia propozycji.
  4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, a w Okresie próbnym — do 100 zł. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 9. Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.
  2. W zakresie danych Użytkowników i innych osób, które Klient wprowadza do Serwisu (np. imiona, numery telefonów, grafiki, stawki, godziny pracy), administratorem danych jest Klient, a Usługodawca przetwarza je w jego imieniu. Zasady powierzenia określa Załącznik nr 1, który jest częścią umowy.

§ 10. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące Serwisu można składać e-mailem na kontakt@graphik.pl, opisując problem.
  2. Usługodawca odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni.

§ 11. Postanowienia końcowe

  1. Do osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, dla których umowa nie ma charakteru zawodowego, stosuje się przepisy o ochronie konsumentów w zakresie przewidzianym w art. 3855 Kodeksu cywilnego; postanowienia Regulaminu sprzeczne z tymi przepisami nie mają do nich zastosowania.
  2. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Serwisu, bezpieczeństwo), informując Klienta e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Klient, który się nie zgadza, może wypowiedzieć umowę przed wejściem zmian w życie.
  3. Zakończenie działalności. Jeśli Usługodawca postanowi zakończyć świadczenie usługi, poinformuje Klientów co najmniej 60 dni wcześniej i do końca tego okresu umożliwi pobranie danych (§ 7 ust. 5). W razie upadłości lub likwidacji Usługodawcy Klient może zażądać usunięcia swoich danych bezpośrednio od podmiotu, który je przechowuje (hostingu).
  4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem ust. 1.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

  1. Strony i przedmiot. Klient (administrator) powierza Usługodawcy (podmiotowi przetwarzającemu) przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Serwisu, na zasadach art. 28 RODO, wyłącznie w celu świadczenia usługi Graphik.
  2. Zakres. Kategorie osób: pracownicy, współpracownicy i kandydaci Klienta. Kategorie danych: imię i nazwisko lub pseudonim, numer telefonu, adres e-mail, rola i umiejętności, dyspozycyjność, grafik, godziny pracy, odbicia wejścia i wyjścia, rodzaj umowy, stawki i kwoty rozliczeń, notatki wpisane przez Klienta. Klient nie wprowadza do Serwisu danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), chyba że dany moduł jest do tego przeznaczony.
  3. Czas. Przez czas trwania umowy i 30 dni po jej zakończeniu (§ 7 ust. 4), po czym dane są usuwane; kopie zapasowe nadpisują się w ciągu kolejnych 21 dni. Na żądanie Klienta Usługodawca potwierdza usunięcie danych na piśmie (e-mailem).
  4. Obowiązki Usługodawcy. Usługodawca: przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta (którym jest korzystanie z funkcji Serwisu); zapewnia poufność osób mających dostęp do danych; stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO (m.in. szyfrowane połączenie, oddzielenie danych różnych Klientów, kontrola dostępu, codzienne kopie zapasowe); pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą; nie później niż w ciągu 24 godzin od wykrycia informuje Klienta o naruszeniu ochrony danych — co się stało, jakich danych i osób dotyczy, jakie są możliwe skutki i co zrobiono, żeby je ograniczyć — tak, aby Klient zdążył z własnym zgłoszeniem do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin; udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności z RODO i umożliwia audyt po wcześniejszym uzgodnieniu terminu.
  5. Dalsze powierzenie. Klient zgadza się na korzystanie przez Usługodawcę z podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności. O planowanej zmianie tej listy Usługodawca informuje Klienta z 14-dniowym wyprzedzeniem; Klient może zgłosić sprzeciw i wypowiedzieć umowę.
  6. Funkcje oparte na AI. Treści, które Klient samodzielnie wkleja lub wgrywa do odczytu (wiadomości, eksporty czatu, zdjęcia), są przekazywane dostawcy modelu AI wyłącznie w celu ich odczytania. Serwis nie przechowuje wgranych plików i zdjęć po odczycie — zapisuje tylko wynik zatwierdzony przez Klienta.

Wersja robocza przygotowana 27.09.2026 (uzupełniona o wzorce z porównania regulaminów 13 rywali). Przed publikacją do sprawdzenia przez prawnika.