Układanie grafiku pracy zmianowej: zasady z Kodeksu pracy.

Jakie są najważniejsze zasady układania grafiku pracy?

Grafik pracownika na umowie o pracę musi zapewnić 11 godzin odpoczynku w każdej dobie, 35 godzin w każdym tygodniu i wolną niedzielę co najmniej raz na 4 tygodnie — i zmieścić się w wymiarze czasu pracy. Wszystkie zasady z tego poradnika w jednej tabeli:

Wszystkie numery artykułów dotyczą ustawy z 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, w tekście jednolitym ogłoszonym w Dz. U. z 2026 r. poz. 1245.

Kogo dotyczą te zasady: umowa o pracę czy zlecenie?

Przepisy o czasie pracy z Kodeksu pracy dotyczą pracowników, czyli przede wszystkim osób zatrudnionych na umowie o pracę (art. 2). Umowa zlecenia jest umową cywilną i nie obejmują jej zasady o 11 h, 35 h, dobie pracowniczej ani niedzielach.

Nazwa umowy to jednak nie wszystko. Jeśli ktoś pracuje pod kierownictwem szefa, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy — bez względu na to, jak umowa się nazywa (art. 22 § 1¹). Nie wolno też zastąpić umowy o pracę umową cywilnoprawną, jeśli warunki pracy się nie zmieniają (art. 22 § 1²).

W praktyce w jednym lokalu pracują obok siebie osoby na etacie i na zleceniu. Wygodnie jest układać grafik dla wszystkich tak, jakby obowiązywało ich 11 godzin odpoczynku — zmęczony kucharz na zleceniu gotuje tak samo źle jak zmęczony kucharz na etacie.

Ile godzin odpoczynku musi być między zmianami?

Co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie (art. 132 § 1). To najczęściej łamana zasada w grafikach zmianowych, bo łatwo jej nie zauważyć przy zmianie „zamykającej” i następnej „otwierającej”.

Zasada nie dotyczy pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy ani akcji ratowniczej czy usuwania awarii (art. 132 § 2). W tych wyjątkowych sytuacjach pracownikowi należy się równoważny odpoczynek w okresie rozliczeniowym (art. 132 § 3).

Ile wynosi odpoczynek tygodniowy?

Co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu, razem z 11 godzinami odpoczynku dobowego (art. 133 § 1). W praktyce to jeden pełny dzień wolny plus noce przed nim i po nim.

Przykład: kelnerka kończy sobotnią zmianę o 22:00, w niedzielę ma wolne. Żeby miała 35 godzin, w poniedziałek może zacząć najwcześniej o 9:00 (2 godziny soboty + 24 godziny niedzieli + 9 godzin poniedziałku).

• Przy przejściu na inną zmianę odpoczynek tygodniowy może być krótszy, ale nie krótszy niż 24 godziny (art. 133 § 2).
• Odpoczynek powinien przypadać w niedzielę (art. 133 § 3), ale tam, gdzie praca w niedzielę jest dozwolona — jak w gastronomii — może przypadać w inny dzień (art. 133 § 4).
• „Tydzień” to 7 kolejnych dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § 3 pkt 2), a nie zawsze od poniedziałku do niedzieli.

Czym jest doba pracownicza i dlaczego psuje grafiki?

Doba pracownicza to 24 kolejne godziny od godziny, w której pracownik zaczyna pracę według grafiku (art. 128 § 3 pkt 1). Nie pokrywa się z dobą kalendarzową, dlatego „przesuwane” zmiany potrafią dać nadgodziny, choć każda z nich ma 8 godzin.

Przykład z lokalu: pracownik na pełnym etacie ma w piątek zmianę 14:00–22:00, a w sobotę 12:00–20:00.

• Jego doba zaczyna się w piątek o 14:00 i trwa do soboty do 14:00.
• W tej dobie pracuje 8 godzin w piątek i jeszcze 2 godziny w sobotę (12:00–14:00) — razem 10 godzin.
• To 2 godziny ponad dobową normę 8 godzin, czyli nadgodziny (art. 151 § 1), mimo że odpoczynek 11 godzin (22:00–12:00 to 14 godzin) jest zachowany.

Najprostsza reguła: przy umowie o pracę następna zmiana nie powinna zaczynać się wcześniej niż o tej samej godzinie co poprzednia. Jeśli piątek zaczyna się o 14:00, sobota — też o 14:00 albo później.

Jak policzyć wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym?

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik na pełnym etacie ma przepracować w okresie rozliczeniowym: 40 godzin × liczba pełnych tygodni + 8 godzin × pozostałe dni od poniedziałku do piątku, minus 8 godzin za każde święto, które nie wypada w niedzielę (art. 130 § 1–2).

Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu w okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 4 miesiące (art. 129 § 1). Okres można wydłużyć do 12 miesięcy, jeśli uzasadniają to przyczyny obiektywne, techniczne lub organizacyjne (art. 129 § 2). Okres rozliczeniowy ustala się w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (art. 150 § 1).

Pełną tabelę na 2026 i 2027 rok znajdziesz w darmowym wzorze grafiku w Excelu. Łącznie z nadgodzinami tydzień pracy nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1).

Z jakim wyprzedzeniem trzeba dać pracownikowi grafik?

Co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego grafik dotyczy (art. 129 § 3). Grafik — w przepisach „rozkład czasu pracy” — może być w postaci papierowej albo elektronicznej i może obejmować krótszy okres niż okres rozliczeniowy, ale nie krótszy niż 1 miesiąc.

Dla lokalu oznacza to prosty rytm: grafik na listopad pracownicy na umowie o pracę powinni dostać najpóźniej w ostatnim tygodniu października. Dyspozycyjność warto więc zbierać wcześniej, np. do połowy miesiąca.

Grafiku nie trzeba sporządzać m.in. wtedy, gdy godziny pracy wynikają wprost z umowy o pracę albo z obwieszczenia, albo gdy pracownik sam wnioskuje o indywidualny rozkład (art. 129 § 4).

Czy w gastronomii wolno pracować w niedziele i święta?

Tak. Kodeks pracy wymienia gastronomię wśród branż, w których praca w niedziele i święta jest dozwolona (art. 151¹⁰ pkt 9 lit. c). Dozwolona jest też przy pracy zmianowej (art. 151¹⁰ pkt 3).

• Wolna niedziela co najmniej raz na 4 tygodnie — pracownik pracujący w niedziele powinien mieć z niej skorzystać (art. 151¹²).
• Dzień wolny za niedzielę — w ciągu 6 dni kalendarzowych przed albo po przepracowanej niedzieli (art. 151¹¹ § 1 pkt 1). Za pracę w święto — w ciągu okresu rozliczeniowego (art. 151¹¹ § 1 pkt 2).
• Gdy nie da się oddać dnia wolnego — za niedzielę do końca okresu rozliczeniowego, a jeśli i to niemożliwe, należy się dodatek do wynagrodzenia (art. 151¹¹ § 2–3).
• Niedziela w grafiku to praca między 6:00 w niedzielę a 6:00 w poniedziałek, chyba że pracodawca ustalił inną godzinę (art. 151⁹ § 2).

Liczba dni wolnych w okresie rozliczeniowym musi być co najmniej równa liczbie niedziel, świąt i dni wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy w tym okresie (art. 147).

Co z pracą w nocy i pracownikami poniżej 18 lat?

Pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00 (art. 151⁷ § 1); za każdą godzinę pracy w porze nocnej należy się dodatek w wysokości 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia (art. 151⁸ § 1).

Młodocianych (osoby poniżej 18 lat zatrudnione jako pracownicy) nie wolno zatrudniać w nadgodzinach ani w porze nocnej (art. 203 § 1). Pora nocna dla młodocianego to co do zasady 22:00–6:00 (art. 203 § 1¹). Młodociany powyżej 16 lat może pracować najwyżej 8 godzin na dobę, a do 16 lat — 6 godzin (art. 202 § 1–2).

Co sprawdzić przed wysłaniem grafiku załodze?

Przed wysłaniem grafiku sprawdź dla każdej osoby na umowie o pracę siedem rzeczy. Lista mieści się na jednej kartce i przydaje się niezależnie od tego, czy grafik powstaje w zeszycie, w Excelu, czy w aplikacji.

1. Między końcem zmiany a początkiem następnej jest co najmniej 11 godzin.
2. W każdym tygodniu jest 35 godzin wolnego bez przerwy (przy zmianie zmiany — co najmniej 24).
3. Kolejna zmiana nie zaczyna się wcześniej niż poprzednia (doba pracownicza).
4. Żadna zmiana nie przekracza 8 godzin dla pełnego etatu (proporcjonalnie mniej dla niepełnego — jeśli tak stanowi umowa).
5. Suma godzin w miesiącu zgadza się z wymiarem czasu pracy.
6. W każdych 4 tygodniach jest co najmniej jedna wolna niedziela, a za pracującą niedzielę — dzień wolny w ciągu 6 dni.
7. Grafik obejmuje co najmniej miesiąc i trafia do załogi co najmniej tydzień przed jego początkiem.

Jak Graphik pilnuje zasad Kodeksu pracy?

Graphik sprawdza każdą zmianę osoby na umowie o pracę i ostrzega, gdy łamie ona zasady z tego poradnika; automatyczne układanie w ogóle nie proponuje części takich zmian. Rodzaj umowy i wymiar etatu ustawiasz w karcie pracownika.

Graphik nie obsługuje systemów równoważnych, dyżurów ani okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc. To ostrzeżenia, które pomagają szefowi — decyzję zawsze podejmujesz Ty. Wynik automatycznego układania to propozycja, którą poprawiasz i zatwierdzasz.

Prowadzisz lokal? Zobacz, jak ułożyć grafik pracy w gastronomii — z weekendami, wieczorami i dyspozycyjnością z WhatsAppa.

Czytaj dalej