Grafik pracy w gastronomii, który nadąża za lokalem.

Czym grafik pracy w gastronomii różni się od grafiku w biurze?

Grafik w gastronomii układa się pod ruch gości, a nie pod stałe godziny. Najwięcej rąk do pracy potrzeba wieczorami i w weekendy, zmiany kończą się po zamknięciu lokalu, a na każdej zmianie ktoś musi być na sali, w kuchni i na dowozie.

Do tego dochodzi zespół, który zmienia się szybciej niż w innych branżach: studenci z zajęciami, osoby dorabiające po drugiej pracy, część ludzi na umowie o pracę, część na zleceniu. Każdy ma inną dyspozycyjność i zgłasza ją inaczej — na kartce, w wiadomości, ustnie przy barze.

Dlatego zwykły kalendarz albo tabelka szybko przestają wystarczać: trzeba jednocześnie widzieć ludzi, dni, stanowiska i godziny każdej osoby.

Jak ułożyć grafik pracy w restauracji krok po kroku?

Grafik w restauracji układa się w pięciu krokach: obsada, dyspozycyjność, weekendy, kontrola odpoczynku, przekazanie załodze. Ta kolejność działa tak samo w zeszycie, w Excelu i w aplikacji.

1. Ustal obsadę na każdy dzień tygodnia. Ile osób potrzebujesz na sali, w kuchni i na dowozie — osobno w tygodniu i w weekend. To Twój wzór, do którego dopasowujesz ludzi.
2. Zbierz dyspozycyjność do stałego terminu. Jeden dzień w miesiącu, do którego każdy podaje, kiedy jest dostępny. Bez terminu grafik powstaje w ostatniej chwili.
3. Najpierw obsadź weekendy i wieczory. Tu jest najmniej chętnych i najwięcej pracy. Resztę dni wypełnisz łatwiej.
4. Sprawdź odpoczynek między zmianami. Osoba, która zamyka lokal o 22:00, przy 11 godzinach odpoczynku może zacząć następną zmianę najwcześniej o 9:00. Szczegóły przepisów: zasady układania grafiku pracy.
5. Przekaż grafik z wyprzedzeniem. Pracownik na umowie o pracę ma dostać rozkład czasu pracy co najmniej tydzień przed okresem, którego dotyczy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy).

Sala, kuchnia, dowóz: jak zaplanować obsadę stanowisk?

Obsadę planuje się osobno dla każdego stanowiska, a dopiero potem przypisuje ludzi. Wtedy od razu widać, czy w piątek wieczorem jest ktoś na dowozie, a nie tylko, że „w piątek pracuje pięć osób”.

Przykładowy wzór obsady małej pizzerii może wyglądać tak (to ilustracja — liczby dobierasz do swojego lokalu):

W Graphiku taki wzór ustawiasz raz jako plan zmian: ile osób i na które godziny potrzebujesz w każdy dzień tygodnia, osobno na salę, kuchnię i dowóz. Każdej osobie przypisujesz role, np. kelner, pizzer, kierowca. Automatyczne układanie wstawia na zmianę tylko kogoś, kto ma daną rolę, a braki obsady widać w Planerze od razu.

Dyspozycyjność z WhatsAppa: jak ją zebrać bez przepisywania?

Najprościej zbierać dyspozycyjność tam, gdzie załoga i tak pisze — i nie przepisywać jej ręcznie. W wielu lokalach to grupa na WhatsAppie z wiadomościami w rodzaju „mogę do 16”, „tylko pt–nd”, „14 i 15 wolne”.

W Graphiku wklejasz takie wiadomości (albo eksport czatu, albo zdjęcie kartki), a Graphik odczytuje, kto kiedy jest dostępny. Przy każdej pozycji widać, z której wiadomości pochodzi. Nic nie trafia do grafiku, dopóki nie klikniesz „Zapisz”.

• Dzień może mieć jeden z czterech stanów: dostępna/dostępny, niedostępna/niedostępny, „tylko awaryjnie” albo tylko część dnia, np. „✓ dostępna do 16:00”.
• Stałą dyspozycyjność „co tydzień” (np. tylko weekendy) ustawiasz raz.
• W planie Graphik + Załoga każdy zaznacza dyspozycyjność sam w telefonie, a Ty widzisz, kto ją już oddał.

Weekendy, wieczory i niedziele: jak dzielić je sprawiedliwie?

Sprawiedliwy grafik to taki, w którym każdy wie, ile ma weekendów i godzin — i widzi, że inni mają podobnie. Najczęstsze spory w lokalach dotyczą właśnie piątków, sobót i niedziel.

Graphik liczy przy każdej wersji grafiku godziny i weekendy na osobę, a automatyczne układanie stara się równo rozdzielić piątki, soboty i niedziele. Jeśli ktoś chce pracować więcej, a ktoś mniej, zaznaczasz to w ustawieniach tej osoby.

Przy niedzielach obowiązują przepisy. Gastronomia może pracować w niedziele i święta — Kodeks pracy wymienia ją wprost (art. 151¹⁰ pkt 9 lit. c). Pracownik na umowie o pracę:

• powinien mieć co najmniej jedną wolną niedzielę na 4 tygodnie (art. 151¹²),
• za pracę w niedzielę dostaje inny dzień wolny w ciągu 6 dni przed albo po tej niedzieli (art. 151¹¹ § 1 pkt 1).

Graphik ostrzega, gdy osoba na etacie miałaby czwartą niedzielę z rzędu, a automatyczne układanie w ogóle takiej zmiany nie proponuje. Więcej o przepisach: zasady układania grafiku pracy zmianowej.

Jak Graphik układa grafik w prawdziwej pizzerii?

Graphik powstał w pizzerii Trattoria da Emilio i na co dzień układa tam grafik dla sali, kuchni i dowozu.

Na początku załoga pizzerii nie chciała instalować kolejnej aplikacji — dlatego Graphik działa też w trybie „tylko grafik”: szef układa grafik w Planerze, a zespół dostaje link na grupę WhatsApp, wydruk na ścianę albo wpis w kalendarzu telefonu. Dziś załoga pizzerii korzysta już z aplikacji w telefonach. Tak wygląda miesiąc pracy szefa:

1. Plan zmian — raz ustawiona obsada sali, kuchni i dowozu na każdy dzień tygodnia.
2. Dyspozycyjność — wklejona z WhatsAppa albo zaznaczona przez załogę w telefonie.
3. Ułóż — automatyczne układanie przygotowuje propozycję całego miesiąca jako osobną wersję. Pilnuje dyspozycyjności, ról i odpoczynku.
4. Porównaj i popraw — możesz mieć kilka wersji obok siebie, z brakami obsady, godzinami i kosztem przy każdej. Zmianę przenosisz przeciąganiem.
5. Zatwierdź i wyślij — wybrana wersja staje się grafikiem. Załoga dostaje link albo wydruk, a w planie z aplikacją — jedno powiadomienie tylko o swoich zmianach.

Po miesiącu godziny z grafiku trafiają do wypłat: stawki osobno dla każdej osoby, poprawki tylko przy wyjątkach i plik dla księgowej jednym kliknięciem. Po wpisaniu utargu dnia widzisz też koszt pracy w procentach.

Ile kosztuje Graphik dla lokalu gastronomicznego?

Graphik kosztuje 29 zł albo 49 zł netto miesięcznie za cały lokal, niezależnie od liczby pracowników (do 30 osób). Pierwsze 30 dni są za darmo i nie trzeba podawać karty.

Przy płatności rocznej 2 miesiące są gratis. Pełny cennik i porównanie planów: cennik Graphika.

Czytaj dalej