Nadgodziny w gastronomii: kiedy są, ile kosztują, jak ich unikać.

Kiedy w gastronomii powstają nadgodziny?

Nadgodziny w gastronomii powstają, gdy pracownik na umowie o pracę pracuje ponad 8 godzin w dobie albo ponad przeciętnie 40 godzin w tygodniu (art. 151 § 1). Liczy się czas rzeczywiście przepracowany, który trafia do ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1) — także gdy kelner zostaje do zamknięcia sali.

Kodeks pracy liczy nadgodziny na dwa sposoby, a w restauracji zdarzają się oba:

• Nadgodziny dobowe — praca ponad 8 godzin w dobie pracowniczej, np. zmiana 12:00–22:00 to 2 godziny ponad normę. Doba pracownicza liczy się od godziny rozpoczęcia pracy, więc zmiana zaczynająca się wcześniej niż wczoraj też daje nadgodziny.
• Nadgodziny średniotygodniowe — suma godzin w okresie rozliczeniowym większa niż wymiar czasu pracy, choć żadna zmiana nie przekracza 8 godzin. Typowy przypadek: szósty dzień pracy w tygodniu „bo ktoś się rozchorował”.

Normę 8 h i 40 h, wymiar czasu pracy w miesiącu i tabelę godzin na kolejne miesiące opisujemy w poradniku o zasadach układania grafiku pracy.

Nadgodziny w restauracji są dopuszczalne tylko w dwóch sytuacjach: przy akcji ratowniczej lub usuwaniu awarii albo przy szczególnych potrzebach pracodawcy (art. 151 § 1 pkt 1–2). Grafik powinien więc mieścić się w normach, a nadgodziny zostać na sytuacje nagłe, np. chorobę kucharza w sobotę.

Nadgodziny na niepełnym etacie

Osoba na pół etatu ma nadgodziny dopiero po przekroczeniu norm 8 h na dobę lub przeciętnie 40 h w tygodniu. Wcześniej działa limit z umowy o pracę: strony muszą w niej wpisać, po ilu godzinach ponad wymiar etatu pracownikowi należy się dodatek jak za nadgodziny (art. 151 § 5). Godziny do tego limitu płacisz normalną stawką.

Ile wynosi dodatek za nadgodziny?

Dodatek za nadgodziny wynosi 100% albo 50% wynagrodzenia i jest płacony oprócz normalnego wynagrodzenia za te godziny (art. 151¹ § 1). O stawce decyduje, kiedy wypadła nadgodzina.

Trzy szczegóły, o które najczęściej pytają właściciele lokali:

• Pora nocna to 8 godzin między 21:00 a 7:00, które pracodawca ustala w regulaminie pracy, np. 22:00–6:00 (art. 151⁷ § 1). Kelner, który zamyka salę po 22:00 przy takiej porze nocnej, dostaje za te nadgodziny dodatek 100%, a osobno należy mu się dodatek za pracę w nocy (art. 151⁸ § 1).
• Godzina ponad przeciętną normę tygodniową dostaje 100% tylko wtedy, gdy nie została już opłacona jako nadgodzina dobowa (art. 151¹ § 2). Jedna godzina nie może dać dwóch dodatków.
• Podstawą dodatku jest wynagrodzenie z osobistego zaszeregowania określone stawką godzinową lub miesięczną; gdy umowa takiego składnika nie wyodrębnia — 60% wynagrodzenia (art. 151¹ § 3). Napiwki i premie nie są stawką z osobistego zaszeregowania, więc nie wchodzą do tej podstawy.

Jak policzyć dodatek za nadgodziny? Przykład z lokalu

Dodatek za nadgodziny liczysz jako liczbę nadgodzin × stawka godzinowa × 50% lub 100%; do tego dochodzi normalne wynagrodzenie za te same godziny. Poniższe liczby to przykład, nie dane konkretnego lokalu.

Przykład: kucharz na pełnym etacie, stawka 35 zł brutto za godzinę, okres rozliczeniowy 1 miesiąc (październik 2026, wymiar 176 godzin). Pora nocna w regulaminie lokalu: 22:00–6:00.

W ostatnim wierszu jest pułapka: jeśli dodatkowy dzień pracy przypadł na dzień wolny wynikający z pięciodniowego tygodnia, pracodawca może zamiast płacić oddać kucharzowi inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym (art. 151³). Oddany dzień zdejmuje te 8 godzin z nadgodzin.

Przy pensji miesięcznej przeliczenie na stawkę godzinową ustal z księgową.

Jaki jest limit nadgodzin w roku i w tygodniu?

Limit nadgodzin z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi 150 godzin w roku kalendarzowym na pracownika (art. 151 § 3). Regulamin pracy, układ zbiorowy albo umowa o pracę mogą ustalić inną liczbę (art. 151 § 4).

Nad limitem rocznym stoi drugi, ważniejszy dla grafiku limit: tydzień pracy razem z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym (art. 131 § 1). Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym 48 godzin przeciętnie oznacza w praktyce najwyżej ok. 8 nadgodzin tygodniowo na pracownika.

• Nadgodziny z akcji ratowniczej lub awarii nie wliczają się do limitu 150 godzin, bo § 3 dotyczy tylko szczególnych potrzeb pracodawcy.
• Odpoczynek 11 h w dobie i 35 h w tygodniu obowiązuje także wtedy, gdy pracownik zostaje dłużej. Kelner, który zamiast o 22:00 kończy o 24:00, następnego dnia może zacząć najwcześniej o 11:00 (art. 132 § 1).
• Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i ma pokazywać rzeczywiste godziny, nie te z grafiku (art. 149 § 1). Pracownik może zażądać jej wglądu.

Czy zamiast dodatku można dać czas wolny za nadgodziny?

Tak. Czas wolny za nadgodziny wynosi 1:1, gdy pracownik o niego wnioskuje, albo 1:1,5, gdy pracodawca udziela go bez wniosku (art. 151² § 1–2). W obu przypadkach dodatek za nadgodziny nie przysługuje (art. 151² § 3).

Czas wolny udzielony bez wniosku nie może obniżyć wynagrodzenia pracownika za pełny miesięczny wymiar czasu pracy (art. 151² § 2). Najprościej oddać wolne w spokojnym dniu tego samego miesiąca. Gdy na koniec miesiąca wolnego nie ma gdzie wpisać, zostaje rozliczenie pieniędzmi.

Kto w lokalu nie może mieć nadgodzin albo nie dostaje dodatku?

Pracowników poniżej 18 lat nie wolno zatrudniać w nadgodzinach ani w porze nocnej (art. 203 § 1). Dotyczy to także pracy wakacyjnej.

Dla młodocianego pora nocna przypada co do zasady między 22:00 a 6:00 (art. 203 § 1¹). W praktyce zmiana osoby poniżej 18 lat musi skończyć się o czasie i przed 22:00 — nie ma „dosiedzenia do zamknięcia”, nawet za dodatkiem.

Druga grupa to osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy i kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Pracują w razie konieczności poza normalnymi godzinami bez wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny, z wyjątkiem kierowników, którym należy się wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny w niedziele i święta (art. 151⁴ § 1–2). To, czy menedżer lokalu jest takim kierownikiem, zależy od jego umowy i zakresu obowiązków — ustal to z księgową.

Czy na umowie zlecenie są nadgodziny?

Nie. Nadgodziny na umowie zlecenie nie istnieją w rozumieniu Kodeksu pracy, bo zleceniobiorca nie jest pracownikiem (art. 2). Za każdą godzinę zlecenia należy się jednak co najmniej minimalna stawka godzinowa.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wymaga, by wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa (art. 8a ust. 1). Ta stawka wynosi:

• 31,40 zł brutto w 2026 r. — rozporządzenie Rady Ministrów z 11 września 2025 r., Dz. U. z 2025 r. poz. 1242,
• 32,30 zł brutto od 1 stycznia 2027 r. — rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r., Dz. U. z 2026 r. poz. 1213.

Student na zleceniu, który zostaje 2 godziny dłużej, dostaje więc za te godziny co najmniej stawkę minimalną — bez dodatku 50% czy 100%, chyba że umowa przewiduje wyższą kwotę. Strony muszą też ustalić w umowie sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin (art. 8b ust. 1), dlatego każda godzina ponad grafik powinna trafić do zestawienia. Jak planować zmiany osób na zleceniu obok etatowców, opisujemy w poradniku o grafiku dla umowy zlecenia.

Uwaga na nazwę umowy: jeśli zleceniobiorca pracuje pod kierownictwem szefa, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, jest to stosunek pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹) — a wtedy wracają normy i nadgodziny.

Jak ułożyć grafik w restauracji, żeby nie generować nadgodzin?

Grafik bez nadgodzin trzyma każdą zmianę etatowca w 8 godzinach, nie zaczyna kolejnej zmiany wcześniej niż poprzednia i kończy miesiąc na wymiarze czasu pracy. Większość nadgodzin w restauracji wynika z ułożenia grafiku, a nie z nagłych sytuacji.

1. Zmiana etatowca do 8 godzin (przy niepełnym etacie — do limitu z umowy). Długie zmiany zamykające sobotę oddaj osobom na zleceniu albo podziel na dwie.
2. Kolejna zmiana zaczyna się o tej samej godzinie lub później niż poprzednia. Piątek od 14:00, sobota od 12:00 = 2 nadgodziny.
3. Suma godzin w miesiącu równa wymiarowi. Szósty dzień w tygodniu oddaj innym dniem wolnym w tym samym okresie rozliczeniowym.
4. Osoby poniżej 18 lat kończą przed 22:00 i nie zostają dłużej.
5. Rezerwa w grafiku na weekend — zanim zaplanujesz dłuższe zmiany w piątek i sobotę, porównaj koszt jednej osoby więcej z kosztem nadgodzin z dodatkiem 50% lub 100%.

Długie zmiany to najczęstsze źródło nadgodzin w lokalach. Jeśli chcesz pracować w trybie 12-godzinnym, przeczytaj najpierw, kiedy grafik pracy 12 godzin jest zgodny z przepisami — przy zwykłym systemie każda taka zmiana to 4 nadgodziny. Ile nadgodziny dokładają do całych wydatków na ludzi i jak liczyć ich udział w utargu, pokazujemy w poradniku o koszcie pracy w gastronomii. Sam podział zmian na salę, kuchnię i dowóz krok po kroku opisuje poradnik grafik pracy w gastronomii.

Jak Graphik pomaga pilnować nadgodzin?

Graphik ostrzega przy zmianie, która daje nadgodziny, i pokazuje godziny oraz koszt każdej osoby na bieżąco — zanim grafik trafi do załogi.

• Ostrzeżenia z Kodeksu pracy dla osób na umowie o pracę: „ponad normę dobową”, „ta sama doba, nadgodziny”, ponad 48 h w tygodniu, brak 11 h i 35 h odpoczynku. Osoby poniżej 18 lat: ostrzeżenie przy zmianach między 22:00 a 6:00 i dłuższych niż 8 h.
• Zestawienie planu godzin z normą na osobę w miesiącu — widzisz, kto ma za dużo, zanim zatwierdzisz grafik. Automatyczne układanie nie przekracza normy etatu.
• Godziny i wypłaty: stawki per osoba, dopłaty i potrącenia, plik Excel dla księgowej. Statystyki pokazują szacowany koszt, a po wpisaniu utargu — koszt pracy w procentach.

Graphik nie wylicza automatycznie dodatku 50% ani 100% za nadgodziny — możesz go dopisać jako dopłatę albo zostawić rozliczenie księgowej na podstawie zestawienia godzin. Nie obsługuje też systemów równoważnych ani okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc. Ostrzeżenia pomagają szefowi, decyzję zawsze podejmujesz Ty.

Graphik zaprojektował Tomasz Gierczak, menedżer z 9-letnim doświadczeniem w gastronomii; ostateczna wersja powstała podczas codziennej pracy w pizzerii Trattoria da Emilio.

Ten program do grafiku pracy kosztuje 49 zł netto miesięcznie za lokal do 30 osób, a wersja z aplikacją dla załogi — 99 zł netto.

Czytaj dalej