Grafik dla osób na umowie zlecenie: co trzeba, a czego nie.

Czy osobę na umowie zlecenie obowiązuje grafik pracy?

Nie w rozumieniu Kodeksu pracy: obowiązek grafiku, odpoczynek 11 h i 35 h oraz wolne niedziele dotyczą pracowników, a umowa zlecenia jest umową cywilną. Grafik dla zleceniobiorcy to po prostu ustalenie, kiedy przyjdzie do lokalu — i tak warto go prowadzić.

Umowa zlecenia to umowa z Kodeksu cywilnego (art. 734), a przepisy o czasie pracy z Kodeksu pracy obejmują pracowników (art. 2 Kodeksu pracy). Zleceniobiorcy mają za to własne zasady z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę: minimalną stawkę za godzinę i potwierdzanie liczby godzin. W lokalu, gdzie grafik pracy w gastronomii łączy salę, kuchnię i dowóz, różnice między umowami wyglądają tak:

„KP” to Kodeks pracy, tekst jednolity Dz. U. z 2026 r. poz. 1245. „Ustawa” to ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 1773.

Kiedy umowa zlecenie jest w rzeczywistości umową o pracę?

Gdy zleceniobiorca pracuje pod kierownictwem szefa, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym — wtedy jest to stosunek pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹ KP). O umowie decyduje sposób wykonywania pracy, nie tytuł na papierze.

Kodeks pracy opisuje stosunek pracy jako pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem (art. 22 § 1). Jeśli te cechy są spełnione, osoba „na zleceniu” jest w świetle prawa pracownikiem — i obejmują ją wszystkie zasady grafiku, łącznie z 11 h i 35 h odpoczynku. Nie wolno też zastąpić umowy o pracę umową zlecenia, jeśli warunki pracy pozostają takie same (art. 22 § 1²).

W gastronomii granica bywa cienka, bo każda zmiana odbywa się w lokalu i w godzinach otwarcia. Sygnały ostrzegawcze w grafiku zleceniobiorcy:

• Stałe godziny narzucane jednostronnie — szef wpisuje zmiany bez pytania o dyspozycyjność, a odmowa nie wchodzi w grę.
• Codzienne polecenia służbowe i podporządkowanie jak u osób na etacie, łącznie z karami za spóźnienia.
• Ta sama praca, którą wcześniej ta osoba wykonywała na umowie o pracę, tylko pod inną nazwą umowy.

Grafik oparty na dyspozycyjności, którą zleceniobiorca sam podaje, lepiej odpowiada charakterowi umowy cywilnej niż sztywny plan narzucony z góry. Krótkie omówienie, kogo dotyczą zasady układania grafiku, znajdziesz w poradniku o przepisach Kodeksu pracy. Ten poradnik to ogólne omówienie, nie porada prawna — przy wątpliwościach co do konkretnej umowy zapytaj księgową albo Państwową Inspekcję Pracy.

Ile trzeba zapłacić za godzinę na umowie zlecenie w 2026 roku?

Co najmniej 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonywania zlecenia od 1 stycznia 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. — co najmniej 32,30 zł brutto. Kwoty ustala co roku rozporządzenie Rady Ministrów.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stawia przy zleceniu pięć wymagań:

• Wynagrodzenie w umowie ustala się tak, żeby za każdą godzinę wyszło co najmniej tyle, ile minimalna stawka (art. 8a ust. 1). Jeśli umowa daje mniej, zleceniobiorcy i tak należy się kwota liczona według minimalnej stawki (art. 8a ust. 2).
• Zleceniobiorca nie może zrzec się prawa do minimalnej stawki ani przenieść go na inną osobę (art. 8a ust. 4).
• Wypłata w pieniądzu — nie w posiłkach czy produktach (art. 8a ust. 5).
• Co najmniej raz w miesiącu, jeśli umowa jest zawarta na dłużej niż 1 miesiąc (art. 8a ust. 6).
• Grzywna od 1000 zł do 30 000 zł dla przedsiębiorcy, który płaci za godzinę mniej niż minimalna stawka (art. 8e).

Wyjątek z art. 8d dotyczy m.in. umów, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie pracy i dostaje wyłącznie prowizję — w lokalu, gdzie kelner czy kucharz pracuje na zmianie w godzinach otwarcia, to rzadki przypadek. Minimalna stawka to dolna granica brutto; ile godzina zleceniobiorcy kosztuje lokal razem ze składkami, zależy od jego sytuacji (np. statusu studenta) — porównanie z etatem znajdziesz w poradniku o tym, jak liczyć koszt pracy w gastronomii.

Jak potwierdzać liczbę godzin osoby na zleceniu?

Sposób potwierdzania liczby godzin strony wpisują do umowy zlecenia (art. 8b ust. 1 ustawy), a dokumenty z godzinami lokal przechowuje 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c).

Ewidencja czasu pracy z Kodeksu pracy dotyczy pracowników. Przy zleceniu jej odpowiednikiem jest potwierdzanie liczby godzin wykonywania zlecenia. Przepisy przewidują trzy sytuacje:

1. Umowa określa sposób potwierdzania — np. miesięczne zestawienie godzin podpisane przez obie strony albo godziny z rejestracji wejść i wyjść zaakceptowane przez szefa (art. 8b ust. 1).
2. Umowa milczy — wtedy zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2).
3. Umowa nie została zawarta na piśmie ani w formie elektronicznej lub dokumentowej — lokal przed rozpoczęciem pracy potwierdza zleceniobiorcy w jednej z tych form, jak będą potwierdzane godziny (art. 8b ust. 3).

W praktyce lokalu najprostsza jest jedna miesięczna tabela godzin na osobę: data, godzina rozpoczęcia, godzina zakończenia, suma. Taką tabelę z automatyczną sumą godzin ma darmowy wzór grafiku pracy w Excelu. Ważne, żeby potwierdzone były godziny faktycznie przepracowane, a nie tylko zaplanowane w grafiku — zmiana skrócona o godzinę albo przedłużona przy weekendowym ruchu zmienia wypłatę. Przechowuj zestawienia razem z umową przez 3 lata od wymagalności wynagrodzenia, bo od nich zależy, czy w razie kontroli udowodnisz zapłatę co najmniej minimalnej stawki.

Jak ułożyć jeden grafik dla osób na etacie i na zleceniu?

Najpierw obsadź zmiany osobami na etacie, pilnując przy nich Kodeksu pracy, a zleceniobiorców dopisz w godzinach szczytu — w piątkowe i sobotnie wieczory, na dowozie i w zastępstwach.

Wspólny grafik dla etatu i zlecenia ma sens, bo goście nie widzą różnicy w umowach — widzą tylko, czy na sali jest wystarczająco dużo osób. Kolejność pracy:

1. Oznacz rodzaj umowy przy każdej osobie. Bez tego łatwo zastosować do zleceniobiorcy zasady etatu albo odwrotnie.
2. Ułóż zmiany osób na etacie. Ich grafik musi zmieścić się w wymiarze czasu pracy, zapewnić 11 h i 35 h odpoczynku i trafić do nich co najmniej tydzień przed okresem, którego dotyczy (art. 129 § 3 KP).
3. Wypełnij luki zleceniobiorcami według ich dyspozycyjności — wieczory, weekendy, dowóz, dni z większym ruchem.
4. Daj odpoczynek wszystkim. Prawo nie wymaga 11 h przerwy przy zleceniu, ale osoba, która zamknęła lokal o 23:00, rano obsłuży gości gorzej. Bezpieczniej stosować tę zasadę do całej załogi.
5. Pilnuj sumy godzin zleceniobiorcy — od niej zależy wypłata według stawki godzinowej i potwierdzenie z art. 8b ustawy.

Różnica w kosztach: osoba na etacie, która zostaje dłużej, wpada w nadgodziny z dodatkiem, a zleceniobiorca dostaje stawkę z umowy za każdą godzinę, bez dodatku — szczegóły w poradniku o tym, jak rozliczać nadgodziny w gastronomii. Pełny przepis na obsadę dla małego zespołu, z podziałem na salę i kuchnię, opisuje poradnik jak ułożyć grafik dla kilku osób.

Jak planować dyspozycyjność studentów na zleceniu?

Zbieraj dyspozycyjność studentów na zleceniu przed każdym miesiącem, do stałego terminu, i osobno ustal stałe dni tygodnia oraz wyjątki — sesję, zjazdy i praktyki.

Studenci często pracują w gastronomii na zleceniu, bo mają czas w weekendy i wieczorami, czyli wtedy, gdy lokal potrzebuje najwięcej rąk do pracy. Ich dostępność zmienia się jednak z semestru na semestr. Trzy zasady, które ułatwiają grafik:

• Stała dyspozycyjność tygodniowa — np. „wtorki od 17:00, soboty cały dzień” — wpisana raz na semestr, a nie co miesiąc od nowa.
• Wyjątki na dany miesiąc — sesja, egzaminy poprawkowe, wyjazdy — zgłaszane do jednego terminu, np. do połowy poprzedniego miesiąca.
• Rezerwa na okres sesji — w sesji zimowej i letniej zaplanuj więcej osób do zastępstw, bo dostępność wszystkich studentów spada w tym samym czasie.

Grafik zleceniobiorcy ułożony z jego własnej dyspozycyjności ma też drugą zaletę: lepiej pasuje do umowy cywilnej niż godziny narzucone z góry. Jak zbierać deklaracje od całej załogi — z wiadomości, kartek i telefonów — opisuje poradnik dyspozycyjność pracownika w grafiku.

Jak Graphik obsługuje osoby na umowie zlecenie?

Graphik pilnuje Kodeksu pracy tylko przy osobach na umowie o pracę, a godziny, stawki i wypłaty liczy dla wszystkich — także dla zleceniobiorców. Rodzaj umowy i wymiar etatu ustawiasz w karcie pracownika.

Godziny z grafiku liczą się jako przepracowane, a nieobecności i spóźnienia poprawiasz przy konkretnym dniu. Jeśli załoga używa „Rozpocznij” i „Zakończ”, masz godziny faktycznie przepracowane — dobrą podstawę do miesięcznego zestawienia godzin zleceniobiorcy. To ostrzeżenia i wyliczenia, które pomagają szefowi; o umowach i wypłatach decydujesz Ty. Graphik nie obsługuje systemów równoważnych, dyżurów ani okresów rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc.

Program do grafiku pracy Graphik kosztuje 49 zł netto miesięcznie za lokal (do 30 osób), a z aplikacją dla załogi — 99 zł; pierwsze 30 dni są za darmo, bez karty.

Czytaj dalej